DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ DU PLAN DE RETRAITE DES MÉTALLOS

Selon le PRM, la définition du terme « renseignements personnels » est très vaste, et tout renseignement associé à un individu identifiable est considéré comme tel, à l’exception du nom.

Nous vous invitons à consulter les 10 principes de notre déclaration de confidentialité. Les préoccupations concernant les renseignements personnels des participants peuvent être adressées à l’agent du service de la protection de la vie privée, responsable de superviser et de promouvoir le respect du PRM grâce à la présente déclaration de confidentialité.

Principe 1 – Responsabilité

Le PRM est responsable des renseignements personnels dont il a la gestion.

L’agent du service de la protection de la vie privée du PRM est responsable de veiller à l’application de la présente déclaration de confidentialité et d’en faire la promotion.

Nous avons élaboré des politiques et des procédures afin de permettre la mise en œuvre de la déclaration de confidentialité, notamment :

● Adoption de politiques et de procédures visant la protection des renseignements personnels collectés, utilisés et divulgués à des fins d’administration du Plan;

● Demande aux tiers qui fournissent des services dans le cadre du PRM de respecter les conditions de la présente déclaration de confidentialité;

● Établissement de procédures en réponse aux demandes et aux plaintes relatives à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels par le PRM;

● Formation du personnel au sujet de l’importance de la protection des renseignements personnels gérés; et,

● Diffusion d’information relative à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels par le PRM aux participants au Plan.

Principe 2 – Détermination des fins

Nous recueillons des renseignements personnels auprès de vous, de votre employeur et d’autres individus responsables de l’administration du Plan aux fins suivantes, entre autres :

● Comptabiliser et valider de façon exacte les cotisations reçues de la part des employeurs;

● Apporter ces cotisations à chacun des participants au Plan;

● Traiter les demandes de prestations;

● Calculer les versements de prestations pour les participants au Plan et les bénéficiaires;

● Communiquer des renseignements relatifs au PRM;

● Comprendre et analyser les besoins en matière de pension et développer des services pour vous informer des versements;

● Évaluer la qualité du service offert; et,

● Respecter les lois applicables.

Principe 3 – Consentement

L’adhésion au PRM est obligatoire pour tous les membres des unités de négociation pour lesquelles la convention collective exige que des cotisations soient versées au PRM. Les renseignements relatifs au Plan que vous, votre employeur et d’autres individus avez fournis sont recueillis, utilisés ou divulgués en vertu de la Loi sur les régimes de retraite (Ontario), de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) et de la convention collective applicable. La participation au PRM est considérée comme un consentement à toute collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels dans le cadre de l’administration du Plan, et ce consentement ne peut pas être retiré.

Nous solliciterons votre consentement avant de dévoiler vos renseignements personnels à toute autre fin qu’à l’administration du Plan, sauf en cas d’obligation légale.

Principe 4 – Limitation de la collecte

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées, et ce, par des moyens honnêtes et légaux.

Le taux de salaire, les heures travaillées, l’âge, les coordonnées, le sexe, la situation familiale, le numéro d’assurance sociale, le revenu de pension, les renseignements fiscaux, les antécédents professionnels, les dates du décès et de la retraite du participant au plan de retraite ainsi que toute information concernant le conjoint, l’ex-conjoint, les survivants ou les bénéficiaires du participant sont des exemples de renseignements personnels que nous recueillons et conservons aux fins d’administration du PRM.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Les renseignements personnels sont utilisés ou divulgués uniquement aux fins déterminées et conservés seulement le temps de l’administration du Plan.

Pour toute autre utilisation ou communication de ces renseignements à des fins autres qu’aux fins d’administration du PRM, nous solliciterons au préalable votre consentement, sauf en cas d’obligation légale.

Nous nous engageons à ne pas vendre vos données personnelles à tout autre organisme ou particulier.

Principe 6 – Exactitude

Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour garder les renseignements personnels exacts et à jour.

Principe 7 – Mesures de protection des renseignements personnels

Nous assurerons la protection des renseignements personnels à l’aide de mesures de protection et de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, de même que l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.

Principe 8 – Transparence

Nous mettons à disposition des renseignements sur notre politique de confidentialité et sur nos pratiques relatives aux renseignements personnels sur demande.

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels

Nous informerons toute personne qui en fait la demande par écrit de la collecte, de l’utilisation et de la communication de renseignements qui la concerne, et lui permettrons de les consulter. Toute personne concernée peut contester l’exactitude et l’intégralité de ces renseignements et demander à ce qu’ils soient modifiés, le cas échéant. Faute de résolution satisfaisante, nous consignerons la contestation.

Nous donnons suite aux demandes de consultation dans un délai de 30 jours. Toute demande raisonnable à ce sujet n’implique aucuns frais.

Nous communiquerons à toute personne qui en fait la demande par écrit notre dossier contenant ses renseignements personnels, accompagné d’un compte-rendu sur leurs provenances, l’usage que nous en faisons et ce qui a été divulgué à des tiers.

Nous pourrions ne pas être en mesure de fournir l’accès à certains ou à tous les renseignements personnels dans certains cas, notamment lorsque les données :

● entraînent des frais déraisonnables à produire;

● contiennent des références à d’autres personnes;

● ne peuvent être communiquées pour des raisons juridiques ou de sécurité; ou,

● sont assujetties au secret professionnel d’un avocat ou au privilège relatif au litige.

Principe 10 – Demandes de renseignements et plaintes

Toute demande de renseignements ou plainte relative au respect de la déclaration de confidentialité peut être adressée à George Anderson, agent du service de la protection de la vie privée :

Plan de retraite du Syndicat des Métallos
234, avenue Eglinton Est, bureau 800
Toronto, Ontario M4P 1K7

À l’attention de : George Anderson
Courriel : anderson@steelworkerspensionplan.ca

Nous répondrons à toutes les demandes de renseignements et plaintes concernant le traitement des renseignements personnels. Si une plainte s’avère justifiée, nous prendrons les mesures appropriées. La procédure relative aux plaintes peut être obtenue en communiquant avec l’agent du service de la protection de la vie privée du PRM.